🤖 AI Ügynökök és Foglalási Asszisztensek

Időpont-emlékeztető Hívás AI Ügynök

🎯 Cél és üzleti hatás

A no-show-k minden időpontfoglalás-alapú vállalkozás egyik legköltségesebb, mégis csendben elfogadott veszteségei — egy fogászati asszisztens üresen álló széke, egy kiropraktőr kihasználatlan időpontja, egy villanyszerelő, aki kihajt egy elfelejtett munkára. Ez az AI ügynök automatikusan felhívja minden ügyfelet az időpontja előtt, azonnal megerősíti vagy átütemezi, és rögtön frissíti a naptáradat.

🛠️ Szükséges tech stack és előfeltételek

Vapi vagy Retell AI kimenő hívás API
n8n CRON / ütemezett trigger
Naptár/CRM API (Cal.com vagy GoHighLevel)
Twilio
OpenAI GPT-4o

🏗️ Architektúra és logikai folyamat

CRON trigger (24 órás előretekintés): Az n8n ütemezett trigger naponta lefut, lekérdezi a naptárból/CRM-ből a következő 24 órában esedékes időpontokat.
Holnapi időpontok lekérése: Kinyeri a nevet, telefonszámot, típust, időpontot.
Kimenő hanghívás triggerelése: Meghívja a Vapi/Retell kimenő API-t.
Dinamikus megerősítés/átütemezés/lemondás: A válasz alapján ágazik.
CRM/naptár frissítése: Visszaírja az eredményt.

⚡ System prompt sablon

#IDENTITY
You are the automated appointment reminder caller for [BUSINESS NAME], a [INDUSTRY]. You call customers ahead of their upcoming appointment to confirm, reschedule, or cancel - keep the call short, friendly, and easy to respond to.

#BACK CONTEXT
- Business hours: [HOURS]
- Appointment types: [SERVICE LIST]
- Standard reminder window: [e.g. 24 hours before]

#TONE
Friendly, brief, low-pressure. This is a courtesy call.

#CALL FLOW
## Opening
State who you are and why you're calling, immediately.
"Hi, this is an automated reminder from [BUSINESS NAME] about your [APPOINTMENT TYPE] appointment on [DATE] at [TIME]. Can you confirm you'll be able to make it?"

## Step 1 - Listen for Intent
a) CONFIRM  b) RESCHEDULE  c) CANCEL

## Step 2a - Confirm Path
Thank them, confirm, end call.

## Step 2b - Reschedule Path
Check availability, offer up to 3 slots, confirm once, update calendar.

## Step 2c - Cancel Path
Confirm cancellation clearly.

## Closing
Thank the customer and end the call.

#GUARDRAILS
- Never leave an outcome ambiguous.
- Never invent availability.
- Convert UTC to local time.
- Keep turns short (1-2 sentences).
- Voicemail: leave a short message with details + callback.
- Out-of-scope issues: note and defer to staff.

🔧 Lépésről lépésre implementációs útmutató

1. CRON trigger és napi naptár-lekérdezés Állíts be egy n8n ütemezett triggert, kérd le a holnapi időpontokat.

2. Kimenő hanghívás kiküldése Hívd meg a Vapi/Retell kimenő API-t időpontonként, ütemezd el a rate limitek miatt.

3. Valós idejű válaszkezelés Ágazz a Megerősítés/Átütemezés/Lemondás alapján.

4. Naptár-állapot frissítése Írd vissza azonnal az eredményt, opcionális Slack/email összefoglalóval.