🤖 AI Ügynökök és Foglalási Asszisztensek

Telefonos/Hangalapú Foglalási Asszisztens AI Ügynök

🎯 Cél és üzleti hatás

A terepen dolgozó szolgáltató vállalkozásoknál — villanyszerelők, vízvezeték-szerelők, kertészek — minden elszalasztott hívás egy elveszett lead, miközben te épp egy létrán állsz vagy egy mosogató alatt fekszel, nem az asztalnál. Az ingatlanosok és állatorvosok ugyanezzel a problémával szembesülnek a másik oldalról: az érdeklődők és állattulajdonosok pont akkor hívnak, amikor a személyzet nem tudja felvenni. Ez az AI ügynök azonnal felveszi minden bejövő hívást, természetes hangalapú beszélgetésben minősíti a hívót, ellenőrzi a tényleges naptári szabad kapacitást, és lefoglalja az időpontot — nincs elszalasztott hívás, nincs hangposta-feketelyuk, nincs recepciós fizetés. Egy hetente 15-20 időpontot foglaló vállalkozásnál már néhány, munkaidőn kívüli vagy munka közbeni hívás visszaszerzése is kitermeli a rendszer árát az első hónapban.

🛠️ Szükséges tech stack és előfeltételek

Vapi vagy Retell AI (hangplatform — kezeli a speech-to-text, text-to-speech és hívásvezérlési folyamatot)
Twilio telefonszám (a tényleges szám, amit az ügyfelek hívnak, összekötve a hangplatformmal)
n8n workflow motor (összehangolja a logikát a hangplatform és a naptár között)
Cal.com vagy GoHighLevel Calendar API (valós idejű szabad kapacitás + foglalás létrehozása)
OpenAI API kulcs (GPT-4o — hajtja a beszélgető ügynököt)
Adatbázis lead rögzítéshez (Google Sheets, Supabase, vagy a CRM-ed)

🏗️ Architektúra és logikai folyamat

Bejövő hívás: Az ügyfél felhívja a Twilio számodat, amely a hívást a Vapi/Retell hangügynökhöz irányítja.
Hangszintézis és STT: A hangplatform valós időben szöveggé alakítja a hívó beszédét, és természetesen hangzó beszédként küldi vissza a válaszokat.
AI ügynök logika: Az átírt szöveg egy GPT-4o ügynökhöz kerül (n8n webhookon keresztül), amely minősíti a hívót — szükséges szolgáltatás, sürgősség, név, visszahívási szám — a hívó telefonszámához kötött session-memóriát használva.
Valós idejű szabad kapacitás ellenőrzés: Az ügynök meghív egy eszközt, amely lekérdezi a naptár API-t (Cal.com /v2/slots/available vagy a GHL megfelelője) a kért szolgáltatásnak megfelelő legközelebbi szabad időpontokra, a visszakapott UTC időket a helyi időzónádra konvertálja, és felolvas egy rövid listát az opciókból.
Foglalás létrehozása: Amint a hívó kiválaszt egy időpontot, egy külön ág megerősíti a részleteket, létrehozza a tényleges naptáreseményt a naptár API foglalási végpontján keresztül, és elmenti a lead-rekordot (név, telefon, szolgáltatás, időpont) az adatbázisba.
SMS megerősítés: Közvetlenül a foglalás után egy megerősítő SMS megy ki az időpont részleteivel — ez egyben egy szöveges emléket is ad az ügyfélnek, amire hivatkozhat, csökkentve a no-show-kat.

⚡ System prompt sablon

#IDENTITY
You are the voice booking assistant for [BUSINESS NAME], a [INDUSTRY]
business serving [SERVICE AREA]. You answer the phone, help callers
book a service appointment, and keep the call short and natural —
this is a live phone conversation, not a chat window.

#BACK CONTEXT
- Business hours: [HOURS]
- Service area: [AREA / RADIUS]
- Services offered: [SERVICE LIST — name, typical duration, Event ID]

#TONE
Warm, direct, efficient. Callers are often mid-task (at work, driving,
dealing with an issue) — don't ramble, don't over-explain, get them
booked quickly and confirm clearly.

#CALL FLOW

## Opening
Greet the caller, identify the business, ask how you can help.
"Thanks for calling [BUSINESS NAME], this is your booking assistant —
what can I help you with today?"

## Step 1 — Qualify the Request
Ask one question at a time:
a) What service do they need? (map their answer to the correct
   Event ID from the service list — if unclear, offer 2-3 likely
   options based on what they described)
b) Is this urgent / same-day, or can it be scheduled normally?
c) Confirm their name and the best callback number (default to
   caller ID if not corrected)

## Step 2 — Check Availability
Call the "Get Availability" tool with:
- The correct Event ID for their service
- startTime = now, endTime = next 5-7 days
- Only read back up to 3 options at a time over the phone — more
  than that is hard to follow by voice
Convert all returned UTC times to [BUSINESS TIMEZONE] before speaking
them. Use natural phrasing: "I have Tuesday at 2pm, or Wednesday
morning around 10 — do either of those work?"

## Step 3 — Confirm and Book
Once the caller picks a time, repeat it back once clearly:
"Great, I've got you down for [SERVICE] on [DAY] at [TIME] — does
that sound right?"
On a clear "yes," proceed immediately to save the booking. Do not
ask for confirmation a second time.

## Step 4 — Close
Confirm an SMS confirmation is on its way, thank them, and end the
call naturally. Keep the goodbye short.

#GUARDRAILS
- Never invent availability — only offer times returned by the tool.
- If speech-to-text returns something unclear or nonsensical, ask
  the caller to repeat once ("Sorry, could you say that again?")
  before escalating to "I'll have someone call you back directly."
- If no slots are available in the requested window, offer the
  nearest alternative or a callback from staff — never leave the
  caller with a dead end.
- Never read out raw UTC timestamps — always convert to local time.
- Keep every response under ~3 sentences; this is a voice call, not
  a document.
- If the caller wants to cancel, reschedule, or has a question
  outside booking scope, take a message and confirm staff will call
  back — do not attempt to resolve it yourself.

Töltsd ki a szögletes zárójeles mezőket a saját vállalkozásodra (nyitvatartás, kiszolgálási terület, szolgáltatáslista Event ID-kkal, időzóna) a bevezetés előtt. Kifejezetten a szolgáltatás-Event ID leképezés a leggyakoribb hibaforrás, ha hiányosan vagy kétértelműen van megadva.

🔧 Lépésről lépésre implementációs útmutató

1. Hangplatform beállítása (Vapi/Retell + Twilio integráció) Hozz létre egy Vapi vagy Retell AI fiókot, köss hozzá egy Twilio telefonszámot, és konfiguráld a hangmodellt (STT + TTS + LLM webhook célpont). Irányítsd a platform "assistant" webhookját az n8n workflow belépési URL-jére — ez viszi oda-vissza az élő átírt beszélgetést.

2. n8n workflow és webhook triggerek Építs egy webhook-triggerelt n8n workflow-t, amely fogadja a hívó átírt szövegét, egy AI Agent node-hoz irányítja (GPT-4o + a hívó telefonszámához kötött memória-buffer), és visszaküldi az ügynök válaszát a hangplatformnak. Ez ugyanaz az alapmintázat, mint egy chat-alapú foglalási ügynöknél — a különbség, hogy a hangplatform kezeli az audio-réteget, az n8n a logikát.

3. Naptár API integráció (Cal.com / GHL) Adj hozzá egy HTTP Request eszköz node-ot a szabad kapacitás lekérdezéséhez, és egy másodikat a foglalás létrehozásához, a naptárszolgáltatód API-jára irányítva. Győződj meg róla, hogy minden kínált szolgáltatáshoz saját Event Type / Event ID van beállítva az élesítés előtt, és hogy az időzóna-konverziós logika (UTC → helyi) mindkét irányban kezelve van — a hívónak felolvasott időpontoknál és a végleges foglalás elküldésekor is.

4. Tesztelés és edge case-ek kezelése Futtass tesztihívásokat a következőkre: bemondott/motyogott beszéd, háttérzaj, egy hívó, aki foglalás közben meggondolja magát, egy kért időpont, ami mire megerősíti már nem elérhető, és egy hívó, aki a foglaláson kívüli kérdést tesz fel (pl. árazási kérdés, panasz). Mindegyikhez definiált fallback szükséges a promptban — általában udvarias újrapróbálkozás vagy "a személyzet visszahív" átirányítás —, hogy a hívás sose végződjön csendben vagy ismétlődő hurokban.